内定辞退は手紙だけ?誠意を伝える封筒選びと詫び状の書き方や例文を解説!

内定はもらえたけど希望の企業ではない場合や複数内定をもらった場合は、内定を辞退することも出てくるでしょう。そんな時はどのように手紙で伝えればいいのでしょうか?そこで、内定辞退は手紙だけ?誠意を伝える封筒選びと詫び状の書き方や例文をご紹介します。

目次

  1. 内定辞退は手紙だけ?封筒選びと詫び状の書き方
  2. 内定辞退は手紙だけ?【手紙が必要な場合】
  3. 内定辞退は手紙だけ?【用意するもの】
  4. 内定辞退は手紙だけ?【詫び状の書き方】
  5. 内定辞退は手紙だけ?【手紙の折り方&送り方】
  6. 内定辞退は手紙だけ?【出す前に確認しよう!】
  7. 内定辞退は手紙だけ?【手紙を書く時の注意事項】
  8. 内定辞退は手紙だけ?【手紙を出すときのポイント】

内定辞退は手紙だけ?封筒選びと詫び状の書き方

内定をもらえて嬉しいけど希望の企業ではない場合や複数内定をもらっている場合は、内定を辞退することも出てくるでしょう。内定辞退の連絡は電話で伝えるのが一般的ですが、電話だけでなく手紙を送ることも重要です。手紙を送ることでより丁寧で誠実な印象を与えることができます。

slowflow78さんの投稿
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内定辞退をする場合は、手紙を書くだけでいいのでしょうか?また、詫び状や手紙の書き方はどのようにしたらいいのでしょうか?便せんや封筒の選び方は?手紙を書くマナーをしっかりと抑えて書きたいものです。そこで、内定を辞退するときの詫び状の基本的な書き方や例文、書き方のポイント、封筒の選び方、宛名の書き方など様々ご紹介していきます。

内定を辞退する場合は、電話で伝えた上で手紙を送ることでより丁寧な印象を与えることが出来ます。内定を辞退したことで、その企業に入社することはなくなりますが、今後どのようなお付き合いが待っているのかわかりません。内定を辞退する場合も丁寧に誠意をもって対応することが重要です。

carefreeyknさんの投稿
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内定辞退を伝えるときは、採用していただいてありがとうございましたという意思を電話で伝えるとともに手紙でも誠意をもって伝えることができれば、今後仕事相手として関わることになったとしても遠慮なく、引け目を感じずに堂々とお付き合いすることができます。内定辞退の印象が悪いと今後どのようなしっぺ返しが来るのかわかりませんので気を付けましょう。

内定辞退は手紙だけ?【手紙が必要な場合】

内定辞退は手紙だけ?電話で連絡するのがマナー

内定を辞退するときには、電話で連絡するのがマナーとなっています。手紙だけだと就活生の一方的な内定辞退という主張だけで終わってしまいます。企業側としては、直接話すことで何が悪かったのか?なぜ会社の内定を断るのかを知るチャンスを得ることができます。

officeplus_n.s.fさんの投稿
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内定を辞退する上でそのような情報は企業にとってもメリットがあります。内定辞退の理由を教えるも教えないもあなたの自由ですが、企業の採用担当者としては今後のためにも直接話したり、会ったりしてその理由を知りたいと思っているところは多いようです。

採用試験中は、どんなに相手の企業に不満があってもそれを押し殺して、試験や面接を行う必要があります。しかし、複数の内定をもらった後で断ると判断したのであれば、その時の不満を角が立たない程度に伝えてもいいでしょう。正直に話すことは問題ないのですが、今後どのようなお付き合いが待っているかもわからないので誠実で丁寧な対応を心がけましょう。

内定承諾した後に内定辞退をする場合

内定を辞退する場合は、電話で連絡するのがマナーとなっていますので、手紙を出した方がいいの?と迷う方も多いようです。内定辞退は電話での連絡なしに一方的に手紙だけでの連絡は好ましくありません。必ず電話での連絡をしたうえで、さらに手紙でお伝えすることでより丁寧な印象を与えることができます。

内定を辞退するときに、手紙を出した方がいいケースがありますのでご紹介します。内定辞退をするときに手紙を出した方がいい場合としては、内定を承諾した後に内定辞退をする場合です。一度内定を承諾したのであれば丁寧に断ることが必須となってきます。内定を受け入れたことで相手の企業も受け入れの準備をスタートします。

aayu_chanさんの投稿
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その段階での辞退であれば、電話連絡と一緒に手紙での詫び状を書く必要があります。内定辞退をすることで相手の企業に大きな迷惑をかけてしまうことになりますので、手紙にて改めて心からのお詫びをしましょう。内定を承諾した後の内定辞退の時は手紙は出した方がいいでしょう。

知人に紹介してもらったとき

etoooooteさんの投稿
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先輩や大学の教授、親戚や家族にその企業を紹介していただいて内定を辞退するときには、電話での連絡の他にも手紙を書いた方がいいでしょう。内定を辞退するということはやむを得ないとしても、相手の企業に納得していただかないことには、紹介してくれた方に迷惑をかけることになってしまいます。

紹介していただいた企業から内定を頂いたのに辞退をするのであれば、相手の企業に電話連絡の他に手紙でのお詫びをする必要がありますが、もちろん、紹介していただいた方にもお詫びの連絡を入れることが重要です。誠意をもって丁寧にお詫びしましょう。

礼儀を重んじる企業だったとき

内定辞退をする場合に電話連絡の他に手紙を書いた方がいい企業としては、礼儀を重んじる企業の時は書いた方がいいでしょう。金融機関や老舗企業などはマナーや礼儀にこだわりが強い場合が多いです。そのような企業には電話連絡以外にもお詫びの手紙を書くようにしましょう。

shirotae.yさんの投稿
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プライドや格式が高い企業の内定を辞退するのであれば、それだけでも相手の企業としては気分が悪いものです。礼儀正しく、作法にのっとった内定辞退をすることで、相手のプライドを傷つけることなく穏便に内定辞退の手続きができるようになるでしょう。

そのようなプライドや格式が高い企業は、あなただけでなく今後もあなたの大学の後輩がお世話になる可能性もあります。一人の先輩の内定辞退の仕方次第では、今後の求人に影響を及ぼしかねませんので、そこは先輩らしく円満に内定辞退ができるように取り計らいましょう。

内定辞退は手紙だけ?【用意するもの】

ここからは、内定辞退をするときに用意するものをご紹介します。内定の辞退をする際には、手紙の便せんや封筒にもこだわりたいものです。また、内定辞退の詫び状の書き方もしっかりとマナーをわきまえて相手に失礼のないように円満に辞退ができるようにすることを心がけましょう。

tegami.or.jpさんの投稿
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内定辞退の手紙を送る際に用意するものとしては、封筒、便せん、ペンです。封筒と便せんは派手な物や柄の入っているようなくだけたものは避けるようにしましょう。封筒は白地、便線も基本的に白地に縦書き、シンプルな罫線の入っているものがおすすめです。

ペンは黒のボールペンでも十分です。しかし、もし使い慣れている万年筆があるのであればそれで書くのもいいでしょう。万年筆を使用するとよりオフィシャルな印象を与えることができるのでおすすめです。内定辞退の詫び状を書く際は、封筒や便せん、使用するペンなどにも心配りが必要です。

内定辞退は手紙だけ?【詫び状の書き方】

内定辞退は手紙だけ?詫び状の書き方①基本的な書き方

ここからは、内定辞退の手紙・詫び状の書き方をご紹介します。まずは、内定辞退の手紙・詫び状の基本的な書き方をご紹介しましょう。お詫びの手紙は、手書きで心を込めて書くのが原則です。今回の内定辞退の手紙で重要になってくるのは、相手にお詫びの気持ちを伝えるということです。パソコンで打って印刷した手紙ではなく、一字一字心を込めて書いた手紙の方がより誠意が伝わります。

papiletta1927さんの投稿
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書き損じをしたときも、修正液を使用するのはやめましょう。新しく書き直すのが基本です。何回か下書きをしておくといいでしょう。清書の際に失敗が少なくなるのでおすすめです。書き終わったら、内容は失礼に当たらないか、誤字脱字がないかを十分確認することが重要です。

内定辞退の詫び状の手紙を何度も読み返して、誤字脱字がないようにしましょう。誤字脱字を見つける効果的な方法としては、時間に余裕があるのであれば、詫び状を書いたら一晩おいてから改めてもう一度読み直すという方法があります。一晩おくことでミスを見つけやすくなりますのでおすすめです。

内定辞退は手紙だけ?詫び状の書き方②例文

内定辞退の詫び状の書き方として、例文をご紹介しましょう。例文を参考に自分の気持ちを盛り込みながら構成していくとマナーに沿った詫び状を書くことができます。例文の書き方のポイントをしっかりとマスターして相手に失礼のないように心からのお詫びの手紙を書きましょう。

nanachinsさんの投稿
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(ひとマスあけずに書き始める)拝啓○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。(改行・一行あける・ひとマスあける)先日は内定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。お電話でもお話させて頂きましたが、この度は、誠に勝手ながら内定を辞退させて頂きたくご連絡をさせて頂いております。

何度も考え最後まで悩みましたが、自身の適性などを考慮した結果・・・(自分自身の言葉で内定辞退の理由を簡単に書く)(改行・一行あける・ひとマスあけない)末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心からお祈り申し上げます。(改行・下部分)敬具(改行・中央あたりから)平成〇年〇月〇日(改行・下部分)○○○○(自分の氏名)(改行・上部より書き出す)

papiletta1927さんの投稿
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○○株式会社人事部○○○○様、以上が内定辞退の詫び状・手紙の例文となっています。一般的な例文を参考に書き方のマナーをマスターしましょう。書き方の形は例文にのっとり、辞退の内容に関しては自分の気持ちに正直に誠意を持った内容で書くようにしましょう。

内定辞退は手紙だけ?詫び状の書き方③ポイント

内定辞退の詫び状の書き方のポイントとしては、文頭と文末は、拝啓・敬具を使用するようにします。文章の始まりには、時候の挨拶を入れるようにしましょう。時候の挨拶文は季節によって異なりますので、その季節に合ったものを選びましょう。〇月時候の挨拶で検索すれば、季節に合った時候の挨拶文が見つかりますので、その都度調べてみることが重要です。

sugimotokenjiさんの投稿
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本文は短く、簡潔にお詫びの言葉を述べます。段落の最初は一文字下げるようにしましょう。末文に関しては、「末筆ではございますが、貴社の増々のご発展を心よりお祈り申し上げております」で占めるのが一般的なマナーとなっています。後付に、日付と自分の名前を書きます。大学名も書いてもいいでしょう。

最後に宛名を書きます。社名と担当者の名前は、気持ち大きめに書くのが良いとされています。内定辞退の際の詫び状の書き方のポイントを抑えて、相手に失礼のないようにマナーに沿った内容の手紙がを書けるようになりましょう。

内定辞退は手紙だけ?詫び状の書き方④辞退理由は書く?

wacca_paperさんの投稿
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内定辞退の手紙・詫び状を書く際には、辞退の理由をどのくらいまで書けばいいの?と考える人も多いようです。内定辞退の詫び状では、内定辞退の理由をくどくどと述べる必要はありません。電話ですでに詳細を伝えてあるのを前提に、手紙・詫び状として気持ちを伝えることを目的としています。

お詫びの気持ちと誠意が伝わることを第一に考え、内容はシンプルに簡潔にすることをおすすめします。内定辞退の手紙なのに3枚もダラダラと辞退の理由を書くのは好ましくありません。お詫びの気持ちを伝えることに集中しましょう。

内定辞退は手紙だけ?【手紙の折り方&送り方】

内定辞退は手紙だけ?:手紙の折り方&入れ方

yuka_fujii_skrさんの投稿
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ここからは、内定辞退の手紙の折り方や送り方をご紹介します。まずは、手紙の折り方や封筒への入れ方をご紹介します。内定辞退の詫び状を書き終わった便せんは、三つ折りにします。次に縦長の封筒に三つ折りの便せんを入れます。

内定辞退の詫び状の便せんの折り方は、下の三分の一を上に折り上げます。次に上三分の一を下に折り下げます。便せんの封筒への入れ方は、封筒の裏から見て、手紙の書き出しが右上に来るように入れるようにしましょう。

内定辞退は手紙だけ?:封筒の選び方

内定辞退の手紙を書き終えたら、送り終えるまで気が抜けません。ここでは、封筒の選び方をご紹介します。封筒は白地で無地のシンプルなものを用意しましょう。封筒のサイズは、縦書き用の白地のシンプルな便せんが三つ折りにして入るサイズのものがおすすめです。

nb_co.officialさんの投稿
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封筒のサイズは、通常は定形郵便で送ることができるように長方形のサイズを選ぶようにします。重要な書類などを送る際には、二重構造の封筒を選ぶといいでしょう。中身が見えないので重要な書類を入れても安心です。

内定辞退は手紙だけ?:宛名の書き方(縦書き)

kiyoto840さんの投稿
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ここでは、内定辞退の手紙を入れる封筒の宛名の書き方をご紹介します。封筒の宛名は基本縦書きとなっています。封筒の表側の宛名の書き方は、郵便番号と住所、宛名を縦書きで正確に書きます。会社名やマンション名は省略せずに正式な名称を書くようにしましょう。

次に、封筒の裏側の書き方をご紹介します。封筒の裏側は、右下に差出人の住所、氏名を縦書きで書きます。差出人の左上に送付日を記入しておくのも良いでしょう。表裏の宛名が書き終わったら、封筒へ内定辞退の詫び状の手紙を入れます。封をして「〆」の印を封の部分に書くようにしましょう。

内定辞退は手紙だけ?:送り方

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内定辞退の詫び状の手紙を書き終わったら、便せんを三つ折りにします。便せんを三つ折りにしたものが入る白い封筒を用意して、表裏縦書きで、上記のマナーに沿って宛名を書きましょう。宛名が書き終わったら封をして発送します。内定辞退の詫び状の手紙は書き終わったらすぐに発送するのがベストです。発送には、速達を使用すると安心です。

内定辞退は手紙だけ?【出す前に確認しよう!】

誤字脱字はないか?

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内定辞退の詫び状の手紙を書いたら、出す前にもう一度チェックしましょう。手紙のチェック項目をしっかりと抑えることで相手に失礼のない内定辞退の詫び状を送ることができます。せっかく誠実に書いても誤字脱字があってはいけません。手紙を出す前には必ず誤字脱字がないかどうかしっかりとチェックするようにしましょう。

手紙の誤字脱字がないかをチェックする際におすすめなのは、声に出して読んでみることです。黙読ではミスに気付きにくいです。必ず、声に出して音読してみましょう。声に出すことで間違いに気づきやすくなりますので、誤字脱字のチェックがしっかりとできるようになるでしょう。

切手の金額の不足はないか?

内定辞退の詫び状の手紙が書き終わったら、出す前に切手の金額の不足がないかを必ずチェックしましょう。せっかく、心を込めて内定辞退の詫び状の手紙を書いたのに料金不足で相手に届かないのでは意味がありません。可能であれば、郵便局の窓口から速達での郵送をお願いするようにしましょう。

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郵便局の窓口で内定辞退の手紙の重さを量ってもらい、尚且つ速達で発送すれば届かないということはまずないので安心です。しかし、それが無理なのであれば、自分で手紙の重さを量り料金を確認したうえで切手を貼るようにしましょう。手紙の重さや定形外のサイズでは料金が変わってきますので注意が必要です。

辞退理由が適切か?

内定辞退の詫び状の手紙を書いたら、最後に手紙の内容が適切かどうかを確認しましょう。特に内定辞退の理由については重要です。適切な言葉遣いで相手の心象を悪くしていないかも一緒にチェックしてみましょう。

お互いが円満に内定辞退が処理できるようにすることが重要です。内定辞退の詫び状の内容が角が立たない内容となっているか、誠実なお詫びの気持ちがが伝わっているかなどを確認しましょう。

内定辞退は手紙だけ?【手紙を書く時の注意事項】

手書きにする

ここからは、内定辞退の手紙を書く際の注意事項をご紹介します。内定辞退の手紙を書くときには、今までのお礼やお詫びの気持ちを企業側に誠実に伝えることが一番の目的だということをよく理解しておきましょう。マナー違反にならないように礼儀をわきまえることが重要です。内定辞退をすることで企業側に迷惑をかけてしまうことは否めませんので、マナーのある手紙を書きましょう。

内定辞退の詫び状の手紙の書き方はマナー違反にならないように書くことが重要です。内定辞退の詫び状を書く際は、基本、手書きで書くのが原則となっています。お礼とお詫びの気持ちを伝えるのであれば手書きで書くというのは、不可欠な要素と言えるでしょう。心を込めて手書きで丁寧に書くようにしましょう。

白地で縦書き対応の便箋を使う

内定辞退の詫び状を書く際には、便せんや封筒にも気を使いましょう。便せんや封筒は白地で縦書き対応のシンプルなものを選ぶようにします。内定辞退に対するお詫びとお世話になった担当者の方などへ感謝の気持ちを込めて書くのですから、白地で縦書きの便せんや封筒がふさわしいと言えるでしょう。

また、正式な書類や誠意を伝える内定辞退などの詫び状を書く際には、基本縦書きが多いことをわきまえておきましょう。どんなに誠意のある詫び状だとしてもフォームや書式が違うだけで、謝意や誠意などの気持ちが受け取りにくくなる場合がありますので注意が必要です。本当にお世話になった気持ちを伝えるためにも正式なマナーをしっかりとマスターすることが重要です。

クッション言葉を使用する

内定辞退の詫び状を書く際には、クッション言葉を上手に活用するようにしましょう。いきなり本題に入るのではなく、クッション言葉から切り出すことで柔らかい印象を与えることが出来ます。内定辞退には謝罪やお礼を伝えることがほとんどです。この際には、誠に申し訳ございませんが…、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが…などとクッション言葉を使用するようにしましょう。

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しかし、クッション言葉をクドクドと使うのもよくありません。適度に上手に活用することがポイントです。クッション言葉を多少しすぎないように注意しましょう。内定辞退の詫び状が書き終わったら、クッション言葉が上手に活用されているかチェックしてみましょう。

一字でも間違えたら書き直す

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内定辞退の詫び状は、一字でも間違えたら初めから書き直すようにするのがマナーです。誤字脱字や修正ペンで直した跡があっては謝意を伝えることは難しいでしょう。内定辞退の詫び状が書けたら誤字脱字がないかどうかはもちろん、一字でも間違えていたら、初めから書き直すのが礼儀となっています。文書のマナーや社会のルールをしっかりと守ることで誠意も伝わりやすくなります。

内定辞退は手紙だけ?【手紙を出すときのポイント】

封筒の宛先は担当者個人名にする

ここからは、内定辞退の手紙を出すときのポイントをご紹介します。内定辞退の手紙を出す際のポイントとしては、封筒のあて先は担当者個人名にするというのがあります。内定辞退の手紙は担当者に確実に届けることが重要です。そのためには、人事部人事課御中などと言った漠然とした宛名はふさわしくありません。

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内定までいただいているのであれば、担当者の名前も把握していることでしょう。担当者個人宛に送るのが原則となっています。どうしてもわからない場合は、人事部人事課採用ご担当者様とするといいでしょう。

封筒は白地で三つ折りにして入るサイズを選ぶ

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封筒や便せんの選び方も重要です。内定辞退のお礼とお詫びを伝えるときには、封筒や便せんも白地でシンプルなものを選びましょう。また、便せんは縦書きがいいでしょう。封筒は便せんを三つ折りにして入る縦長のサイズを選ぶようにすると間違いないでしょう。

封筒の裏に自分の住所・氏名・日付を書く

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内定辞退の詫び状を出す際のポイントとしては、封筒の裏にも自分の住所や氏名、発送日などもしっかりとかくことが重要です。開封をしなくても送り主がわかるようにしておくことは、毎日たくさんの郵便物が届く企業にとってはとても大切です。一目で差出人がわかるようにしておくと相手の仕事量も減るのでおすすめです。

内定辞退は手紙で誠意を伝えよう!

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内定辞退の詫び状の手紙の書き方や、送り方、例文、封筒、便せんの選び方まで様々ご紹介してきました。内定辞退をするときは、まずは電話での連絡が必要です。電話で今までのお礼とお詫びをしたうえで、手紙でも再度送るのがマナーとなっています。手紙の書き方のマナーをしっかりと守って誠意が伝わる内定辞退の詫び状を書くようにしましょう。

また、内定辞退の詫び状は書いたらすぐに発送することが重要です。金額不足で相手に届かないことがないように速達で郵便局窓口から発送するのがおすすめです。内定辞退の詫び状を書くときは、マナーを守って今までのお礼とお詫びをしっかりと誠意をもって伝えるようにしましょう。

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